残業管理に問題はありませんか？

11月は過重労働解消キャンペーンが実施されます。

　厚生労働省では、毎年11月を「過重労働解消キャンペーン」の実施期間とし、長時間労働の削減や過重労働による健康障害の防止に向けた取組を推進しています。キャンペーン期間中は、長時間労働が疑われる事業場等に対する重点的な監督指導や、過重労働に関する相談窓口の周知などが行われます。
　長時間労働は、従業員の心身の健康に悪影響を及ぼすだけでなく、業務効率の低下や離職、人材確保の困難など、企業経営にも影響を与える可能性があります。この機会に、自社の労働時間管理に問題がないか確認してみてはいかがでしょうか。

36協定を締結していれば、何時間でも残業させられる？

　従業員に法定労働時間を超える時間外労働や法定休日労働をさせる場合、原則として36協定を締結し、労働基準監督署へ届け出る必要があります。しかし、36協定を締結していれば、無制限に残業を命じられるわけではありません。時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間です。臨時的な特別の事情があり、特別条項付き36協定を締結した場合でも、原則として次の上限を守る必要があります。

・時間外労働は年720時間以内
・時間外労働と休日労働の合計は単月100時間未満
・時間外労働と休日労働の合計は、2～6か月の各平均で月80時間以内
・月45時間を超える時間外労働は年6か月まで

※36協定の限度時間について、長時間労働が脳・心臓疾患やメンタルヘルス不調につながることや、複数月平均80時間・月100時間といった数字が健康確保や労災認定と関係する時間数となっています。
なお、建設業や自動車運転業務など、一部の事業・業務には下記の様に異なる取扱いがあるため注意が必要です。

【建設業】災害時の復旧・復興事業に従事する場合
36協定を締結し、専用の様式で届け出ることで、時間外と休日労働の合計について、「単月100時間未満」「2～6か月平均80時間以内」の規制が適用されません。

【運送業】トラック運転手・バス・タクシー等
36協定を締結し、専用の様式で届け出ることで、時間外労働の上限が年間960時間という一般より広い年間上限が設定されています。また、「単月100時間未満」「2～6か月平均80時間以内」「月45時間を超える時間外労働は年6か月まで」という規制も適用されません。なお、運送業については、厚生労働大臣が定めた「改善基準告示」による拘束時間等の上限を満たす必要があるため、注意が必要です。

勤怠記録と実際の労働時間に差はありませんか？

　企業には、従業員の労働時間を適正に把握することが求められています。労働時間の把握は、タイムカードやPCの使用時間の記録など、客観的な方法によることが原則です。自己申告制を採用している場合には、申告された労働時間と実際の勤務状況に大きな乖離がないか確認し、必要に応じて実態調査や補正を行う必要があります。
　確認方法の例をあげると、勤怠記録上は定時退社となっているものの、実際には退勤打刻後もパソコンで業務を続けているケースが考えられます。このようなケースでは実態の把握義務はもちろんのこと、後日残業代を請求される事も考えられますので、勤怠記録とPCログを突合わせて確認しておくことも重要です。
　また、管理監督者に該当する従業員についても、健康確保の観点から労働時間の状況を把握する必要があります。出張の多い従業員でみなし労働時間制を適用している場合では、勤怠システム上の数字だけでなく、実際の働き方を把握しておくことも重要です。

長時間労働者への健康確保措置

　長時間労働が続く場合、企業には従業員の健康状態にも配慮することが求められます。労働安全衛生法では、原則として、時間外労働が月80時間を超え、疲労の蓄積が認められる労働者について、本人から申出があった場合、医師による面接指導を実施する義務があります。また、企業には一定の労働時間に関する情報を産業医へ提供する義務なども定められています。
　従業員からの申出を待つだけでなく、長時間労働が続いている従業員への声掛けや、業務量の調整など、早期の対応を心掛けることが大切です。

残業時間の削減には業務体制の見直し

　働き方だけではなく、特定の従業員への業務集中、人員不足、業務手順の非効率、管理職による業務量の把握不足など、組織的な問題が背景にあるとみなされる場合があります。残業時間を減らすよう従業員に指示するだけでは、業務量が変わらず、結果としてサービス残業や労働時間の過少申告につながるおそれもあります。このようなケースで精神疾患などに罹患すると、会社の責任となる場合があります。
　企業としては、部署ごとの残業時間の傾向を確認し、業務の分担や人員配置、業務プロセスの見直しなどを検討することが重要です。