従業員の突然の「休職」、どうすればいい？

　従業員から突然、「業務外の病気やケガのために働くことが難しく、休職したい」と申し出があった場合、事業主や管理側の方々は戸惑われるかもしれません。しかし、従業員が安心して療養に専念できる環境を整えることは重要であり、同時に会社としても円滑な事業運営を維持する責任があります。そのため、感情的な判断ではなく、就業規則や客観的な事実に基づいて冷静に対応することが大切です。本記事では、私傷病休職の基本的な考え方から、休職時の実務対応、復職支援、休職期間満了時の対応までを一連の流れで解説します。

労働法令と就業規則の基本ルールを確認する

　まず理解しておきたいのは、私傷病休職制度は労働法令で義務付けられた制度ではないという点です。そのため、休職制度の内容は就業規則に定めて運用することとなります。休職の可否や運用方法を判断する際には、自社の就業規則で以下の項目を把握しておく必要があります。

• 休職の要件
• 医師の診断書提出が必要か
• 休職期間の長さ・延長の有無
• 休職期間中の給与の有無
• 休職期間中の社会保険料・住民税の取扱い
• 休職期間を勤続年数や有給休暇、退職金算定上どのように扱うか
• 復職判定の基準
• 休職期間満了時の取り扱い

　就業規則に基づき公正に制度を運用することが、会社と従業員双方にとって無用なトラブルを防ぐ第一歩となります。

ステップ1：状況の把握と診断書の確認

　従業員から休職の打診を受けた際には、本人の健康状態への配慮を最優先にしながら、休職が必要か否かを客観的に確認します。就業規則で定められている場合、医師による診断書の提出を求めることも重要です。確認すべき主なポイントは次のとおりです。

■労災か私傷病かの確認

病気やケガの原因が業務中または通勤中の出来事である場合は、私傷病ではなく労災保険の対象となる可能性があります。労災と私傷病では適用される制度や補償内容が大きく異なるため、原因が業務外であることを確認する必要があります。

■休職の必要性

診断書に「加療のため〇か月間の休業を要する」など、休業の必要性や期間が具体的に記載されているかを確認します。単に病名が記載されているだけではなく、就労不能であることが明らかになっているかが重要です。

■メンタルヘルス不調への対応

うつ病や適応障害など、精神的な不調が休職理由となるケースも少なくありません。このような場合は、主治医の診断だけでなく、産業医面談や専門医の意見も参考にしながら休職の必要性を判断することが望ましいでしょう。

ステップ2：休職手続の案内

休職が必要と判断された場合、会社は従業員に対して休職手続や利用できる公的制度について丁寧に説明する必要があります。特に休職中の生活を支える経済的支援制度については、従業員にとって非常に重要な情報となります。

■休職通知書の交付

休職開始にあたり書面を交付することが望ましいでしょう。休職期間、休職中の給与・社会保険料・住民税の取り扱い、近況報告の頻度、復職条件などを文書化しておくことで、後日「聞いていない」「認識が違う」といったトラブルを防ぐことができます。また可能であれば、対象従業員から医師の診断書と共に、「休職申出書」や「医療情報提供同意書」などを提出してもらうと安心です。

■傷病手当金の手続

業務外の病気やケガによって働くことができず、連続して3日間の待期期間を含めて休業した場合には、健康保険から傷病手当金が支給されます。標準報酬日額のおおむね3分の2相当額が支給される制度であり、最長1年6か月まで受給できます。申請には医師の証明だけでなく、事業主による証明欄の記入も必要となるため、制度の案内とともに、会社として適切にサポートすることが求められます。

ステップ3：休職中の連絡体制と復職支援

休職中は療養に専念してもらうことが基本ですが、会社との連絡を絶つことは望ましくありません。適切なコミュニケーションを維持することで、病状の把握や復職準備を円滑に進めることができ、会社の安全配慮義務の履行にもつながります。

■連絡方法と頻度を定める

休職前の段階で、緊急連絡先や定期的な状況報告の方法を決めておくことが重要です。メールや電話・可能であればWEB面談など連絡方法や、毎週１回といった頻度など、ルールを設定します。ただし、過度な業務連絡や頻繁な連絡は病状悪化の原因となる可能性もあるため、十分な配慮が必要です。

■復職にむけた準備

休職期間の満了が近づいてきた際、または本人から復職希望の申出があった場合の復職の可否については、主治医の診断書のみならず、産業医、産業保健スタッフ、人事担当者や衛生管理者（衛生推進者）との面談を実施し、

• 現在の健康状態
• 業務遂行能力
• 再発リスク
•  配慮すべき事項

などを総合的に確認することが重要です。また、厚生労働省の職場復帰支援に関する指針なども参考にしながら、企業として復職判定基準をあらかじめ整備しておくことが望ましいでしょう。

休職期間満了時の対応

休職期間が終了する時点では、従業員の回復状況に応じて適切な対応を検討する必要があります。

■復職できる場合

休職期間満了までに、従業員が従前の業務を通常どおり行える程度まで回復した場合は、会社は復職を認める必要があります。ただし、「治ったので復帰したい」という本人の申し出だけで判断するのは適切ではありません。前述のとおり、主治医の診断書に加え、産業医の意見、人事担当者との面談結果、業務遂行能力の確認などを踏まえ客観的に就業可能であることを確認する必要があります。また、原職復帰が困難な場合には、

• 軽易業務への配置転換
• 短時間勤務
• 段階的な業務復帰（慣らし勤務）

などを検討することも有効です。こうした対応は、使用者としての安全配慮義務を果たすことにもつながります。

■休職期間を延長する場合

休職期間満了時点で完全な回復には至っていないものの、一定期間の療養により復職できる見込みがある場合には、従業員から休職期間延長の申し出がなされることがあります。法令上、会社に延長を認める義務はありませんが、就業規則で認められている場合には可能となります。延長を判断する際には、

• 医師の診断内容
• 復職の見込み
• 延長期間の妥当性
• 業務運営への影響

などを総合的に検討します。従業員の治療継続を支援することも大切ですが、他の従業員との公平性や組織運営への影響とのバランスを考慮する必要があります。特に就業規則で定められた上限を超える対応については慎重な判断が求められます。

■復職が困難で自然退職となる場合

休職期間満了時点で復職が困難である場合には、労働契約が終了することがあります。就業規則に「休職期間満了までに復職できない場合は自然退職とする」と規定されている場合には、その規定に基づき労働契約を終了させることができます。

ただし、自然退職は従業員にとって非常に大きな影響を及ぼすため、会社は期間満了日や退職の取り扱いについて事前に十分な説明を行い、予め文書でも通知することが望まれます。従業員の意思確認についても、記録に残る形で回答を得ることが重要です。また、自然退職は、裁判所においては解雇に準じた基準でその有効性を問われることになるため注意が必要です。

一方、就業規則に自然退職規定が存在しない場合には、解雇による契約終了を検討することになります。その場合は労働基準法に基づき、30日前までの解雇予告または解雇予告手当の支払いが必要となります。

留意点

■自然退職・解雇が無効となるリスク

「十分な休職期間を与えていない」「回復の見込みや復職可能性の検討が不十分」「軽易業務や配置転換の検討をしていない」など配慮が不足している場合は解雇権の濫用とみなされ、自然退職や解雇が無効となる可能性があります。

■休職期間の長さに関するリスク

法令上、休職期間の長さについての定めはありませんが、近年、実務上の判断基準は厳しくなっています。十分な療養期間と評価されうる制度設計が重要です。精神疾患についてはさらなる配慮が望ましいとされています。また、就業規則に定めがあるからといって、期間満了後ただちに退職させてよいということではなく、個別の事情が考慮されます。

■連絡不通を理由に退職扱いとするリスク

体調悪化や精神疾患による心身不調により、会社からの連絡に応じられないケースがあります。連絡がとれないからといって直ちに「就労の意思なし」と判断し、退職とすることはリスクがあります。複数回・複数の手段で連絡を試みるプロセスが重要です。